5 Kesalahan Saat Memilih Jasa Event Organizer yang Harus Anda Hindari

Mengadakan acara perusahaan, seminar, gathering keluarga besar, atau konser tidak hanya membutuhkan konsep kreatif, tetapi juga eksekusi yang rapi dan tepat waktu. Karena itu, banyak orang dan perusahaan memilih menggunakan jasa event organizer (EO) untuk membantu mewujudkan acara yang sukses tanpa repot. Sayangnya, banyak orang melakukan kesalahan saat memilih jasa event organizer karena terburu-buru atau tidak memeriksa detail penting, yang akhirnya membuat acara mereka gagal mencapai target yang diharapkan.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari 5 kesalahan umum saat memilih jasa event organizer yang sering dilakukan banyak orang, serta bagaimana cara menghindarinya agar acara Anda berjalan lancar, efektif, dan berkesan.

1. Tidak Mengecek Portofolio dan Pengalaman EO

Salah satu kesalahan terbesar saat memilih jasa event organizer adalah tidak mengecek portofolio dan pengalaman mereka sebelumnya. Banyak yang hanya memilih EO karena harga murah atau rekomendasi dari teman tanpa memeriksa apakah EO tersebut benar-benar memiliki pengalaman dalam menangani jenis acara yang Anda rencanakan.

Contohnya, jika Anda ingin mengadakan konser musik outdoor, maka EO yang biasa mengurus acara seminar indoor mungkin tidak memiliki pengalaman dalam mengelola sound system skala besar, lighting outdoor, atau izin keramaian dari pihak terkait. Hal ini dapat menyebabkan masalah saat hari-H, seperti sound system tidak memadai, ketidakteraturan parkir, hingga izin yang belum lengkap.

Pastikan Anda meminta EO menunjukkan portofolio proyek mereka sebelumnya. Tanyakan kepada mereka jenis acara apa yang sering mereka tangani, bagaimana konsep acara tersebut, berapa jumlah peserta yang biasa mereka handle, dan bagaimana mereka mengatasi masalah di lapangan. Dari sini, Anda akan mengetahui apakah mereka cocok dengan kebutuhan acara Anda.

2. Tidak Melakukan Perjanjian Tertulis Secara Detail

Kesalahan lain yang sering terjadi adalah tidak membuat perjanjian tertulis secara detail dengan pihak EO. Banyak orang hanya melakukan perjanjian secara lisan atau hanya sekadar menerima penawaran harga tanpa adanya kontrak yang jelas. Hal ini bisa menjadi masalah besar jika terjadi ketidaksesuaian ekspektasi atau perselisihan di kemudian hari.

Perjanjian tertulis sangat penting untuk memastikan kedua belah pihak memahami dengan jelas ruang lingkup pekerjaan, detail acara, harga, termin pembayaran, hingga sanksi jika ada pembatalan sepihak. Kontrak yang baik akan membantu melindungi hak Anda sebagai klien sekaligus meminimalkan risiko kesalahpahaman dengan EO.

Contohnya, dalam kontrak harus dijelaskan secara detail siapa yang menyediakan perlengkapan seperti panggung, sound system, konsumsi, MC, dan pengisi acara. Jika terjadi keterlambatan pada hari acara, Anda dapat merujuk pada kontrak sebagai dasar penyelesaian.

3. Memilih EO Hanya Berdasarkan Harga Termurah

Harga memang menjadi salah satu pertimbangan utama dalam memilih jasa event organizer, namun memilih EO hanya berdasarkan harga termurah adalah kesalahan yang sering berujung pada kekecewaan. Harga murah biasanya akan diikuti dengan pemangkasan kualitas layanan, perlengkapan, hingga tenaga kerja di lapangan.

Misalnya, untuk acara gathering perusahaan dengan 300 orang peserta, Anda membutuhkan sound system berkualitas agar acara tetap nyaman. Namun, EO dengan harga murah mungkin akan menggunakan peralatan dengan kualitas seadanya atau tim yang tidak cukup untuk membantu jalannya acara dengan baik.

Alih-alih mencari harga termurah, carilah EO yang mampu memberikan harga yang sesuai dengan kualitas layanan dan hasil yang memuaskan. Bandingkan beberapa penawaran dari EO yang berbeda dan analisis detail apa saja yang mereka tawarkan dalam paket mereka. Hal ini akan membantu Anda mendapatkan harga yang wajar dengan kualitas yang terjamin.

4. Tidak Mengecek Reputasi dan Testimoni Pelanggan

Kesalahan berikutnya adalah tidak memeriksa reputasi EO di mata pelanggan sebelumnya. Reputasi adalah aspek penting karena menunjukkan bagaimana kinerja dan kepercayaan EO dalam menangani berbagai jenis acara. Anda dapat mengecek reputasi mereka melalui ulasan di Google, media sosial, atau langsung meminta kontak klien sebelumnya untuk ditanyakan secara langsung.

Contohnya, Anda dapat melihat apakah EO tersebut memiliki testimoni positif tentang ketepatan waktu, keramahan tim, kreativitas konsep acara, hingga kemampuan mereka dalam mengatasi kendala tak terduga di lapangan. Jika EO tersebut sering mendapatkan keluhan tentang ketidaktepatan waktu atau sikap tidak profesional, sebaiknya Anda mencari EO lain agar tidak mengambil risiko yang sama.

Selain itu, perhatikan bagaimana EO tersebut merespons pertanyaan Anda saat konsultasi awal. EO profesional akan menjawab dengan detail, sabar, dan memberikan saran yang relevan untuk membantu acara Anda sukses, bukan hanya fokus menjual paket mereka.

5. Tidak Membahas Rencana Kontingensi untuk Risiko Acara

Banyak klien yang lupa membahas rencana kontingensi jika terjadi hal-hal tidak terduga pada acara mereka, seperti hujan, pemadaman listrik, atau kendala teknis lainnya. Hal ini menjadi kesalahan krusial karena semua acara memiliki potensi risiko, terutama acara outdoor yang sangat bergantung pada cuaca.

EO profesional biasanya akan memberikan alternatif solusi atau rencana cadangan jika terjadi hal tidak diinginkan. Misalnya, jika acara outdoor terancam hujan, mereka sudah memiliki rencana untuk memindahkan acara ke lokasi indoor atau menyediakan tenda besar sebagai antisipasi. Untuk risiko listrik padam, mereka biasanya sudah menyediakan genset cadangan agar acara tetap berjalan lancar.

Jangan ragu untuk membicarakan skenario terburuk dengan EO Anda saat tahap perencanaan. Hal ini akan membuat Anda lebih tenang karena memiliki rencana cadangan yang terstruktur jika terjadi hal-hal di luar kendali saat hari acara berlangsung.

Kesimpulan

Memilih jasa event organizer bukan hanya tentang siapa yang paling murah atau siapa yang paling dekat dengan Anda, tetapi tentang siapa yang paling mampu mewujudkan acara Anda dengan profesional, tepat waktu, dan sesuai dengan visi yang Anda inginkan. Dengan menghindari lima kesalahan di atas, Anda akan dapat memilih EO yang tepat untuk membantu menyukseskan acara Anda dengan lancar tanpa drama yang tidak perlu.

Ingat untuk selalu memeriksa portofolio dan pengalaman EO, membuat kontrak tertulis yang jelas, tidak tergiur hanya dengan harga murah, memeriksa reputasi EO, serta membahas rencana kontingensi risiko acara sejak awal. Dengan cara ini, Anda dapat meminimalkan potensi kegagalan dalam acara yang sudah Anda persiapkan dengan baik.

Prisma Multimedia Siap Membantu Acara Anda Sukses

Jika Anda sedang mencari Jasa EO profesional untuk membantu merencanakan dan mengeksekusi acara perusahaan, gathering, konser, atau seminar dengan lancar dan penuh kesan, Prisma Multimedia siap menjadi partner terbaik Anda.

Dengan pengalaman menangani berbagai jenis acara, tim kreatif, serta peralatan lengkap, Prisma Multimedia akan membantu Anda dari tahap perencanaan hingga hari pelaksanaan dengan profesional dan transparan. Anda tidak perlu khawatir dengan urusan teknis, perizinan, dekorasi, hingga kebutuhan multimedia karena semua sudah kami tangani dengan baik.

Hubungi Prisma Multimedia sekarang juga untuk konsultasi gratis mengenai acara Anda dan wujudkan acara yang sukses, rapi, dan berkesan bersama kami.